Joka kevät pörssiyhtiöiden omistajat kokoontuvat yhtiökokouksiinsa päättämään yrityksen tärkeimmistä linjauksista. Kyse on osakkeenomistajien keskeisimmästä keinosta vaikuttaa yrityksen toimintaan, joten olipa maassa voimassa kokoontumisrajoituksia tai ei, yhtiökokoukset on perusteltua järjestää tavalla tai toisella.
Markkina-arvolla mitattuna yli puolet suomalaisten pörssiyhtiöiden osakkeista on ulkomaalaisomistuksessa eikä kaikilla yhtiökokoukseen osallistuvilla ole välttämättä yhteistä kieltä. Kaikille osallistujille on kuitenkin tärkeää taata mahdollisuus seurata kokouksen kulkua ja tulla myös itse ymmärretyksi. Tällöin on paikallaan tilata kokoukseen asiantunteva tulkkaus.
Perusasiat kuntoon
Tiedätkö jo, että seuraavaan yhtiökokoukseenne on tulossa kansainvälisiä osallistujia? Hienoa! Tässä muutama asia, joista kannattaa lähteä liikkeelle, kun suunnitteilla on yhtiökokouksen tulkkaaminen:
- Keitä kokoukseen osallistuu eli mille kielelle tai kielille kokous tulisi tulkata?
- Mikä on kokouksen pääkieli?
- Missä ja milloin yhtiökokous pidetään?
Yhtiökokoukseen parhaiten soveltuva tulkkaustapa on konferenssitulkkaus eli käytännössä simultaanitulkkaus. Tulkki tulkkaa silloin samanaikaisesti, kun puhuja puhuu. Tulkattavan puhe välitetään tulkkien kuulokkeisiin simultaanitulkkauslaitteiston avulla ja tulkkien puhe vastaavasti mikrofonin välityksellä kuuntelijoiden kuulokkeisiin. Simultaanitulkkaus tapahtuu tulkkausta tarvitseville ikään kuin taustalla, jolloin muut osallistujat voivat keskittyä kuuntelemaan kokouskieltä.
Tarvittava tulkkausteknologia
Järjestetäänkö yhtiökokous perinteisesti paikan päällä vai pelkkänä etäkokouksena? Onko kokous tarkoitus järjestää perinteisin menoin, mutta striimata se livelähetyksenä etäosallistujille? Kokouksen järjestämistavalla on merkitystä teknologian valintaan.
Simultaanitulkkaus suurissa konferensseissa edellyttää yleensä asianmukaista tekniikkaa ja tulkkauslaitteistoa. Käytännössä se tarkoittaa äänieristettyjä tulkkikoppeja, mikrofonia puhujille, vastaanottimia ja kuulokkeita osallistujille sekä teknikon palveluja. Tekniikka räätälöidään aina asiakkaan tarpeiden mukaan.
Toisaalta simultaanitulkkaus voidaan järjestää myös etänä. Vaihtoehtoina on joko hybridimalli, jossa pieni joukko osallistujia sekä tulkit osallistuvat paikan päällä, mutta kokousta (ja tulkkausta) voi myös seurata etänä. On myös mahdollista, että kaikki osallistuvat kokoukseen etänä, jolloin tulkkaus tapahtuu erityisen tulkkausalustan avulla.
Lyhytkestoisissa, paikan päällä järjestettävissä yhtiökokouksissa, joissa tulkkausta tarvitaan vain muutamalle osallistujalle, on myös mahdollista käyttää nk. kuiskaustulkkauslaitteistoa, joka sisältää yhden langattoman mikrofonin ja 20 kuulokevastaanotinta osallistujille.
Ennakkomateriaalin tärkeys
Ammattitaitoisen tulkin työskentely saattaa vaikuttaa hyvin vaivattomalta, eikä kuulija usein edes kiinnitä huomiota sujuvaan tulkkaukseen. Tosiasiassa onnistunut tulkkaus vaatii kuitenkin työtä myös ennen itse tulkkausta. Tulkkauksen onnistumiseen vaikuttaa merkittävästi tulkin valmistautuminen ja huolellinen perehtyminen saatuun kokousmateriaaliin.
Valmistautumista varten tulkki tarvitsee yleensä ainakin seuraavat asiakirjat:
- kokouksen esitys- tai asialista sekä muut yleiset kokousasiakirjat
- puheenjohtajan nuotit, joista käy ilmi koko kokouksen kulku
- toimitusjohtajan katsaus
- hallituksen puheenjohtajan puheosuus
- esitykset
- muut käsiteltävät asiat.
Jos kokousmateriaalia käännetään, on myös käännökset hyvä toimittaa tulkeille. Näin voidaan varmistaa halutun terminologian yhdenmukaisuus kaikilla kokouskielillä.
Tulkkauksesta lisäarvoa
Hyvin suunniteltu ja toteutettu yhtiökokouksen tulkkaaminen on yksi keino vahvistaa positiivista yrityskuvaa. Kun yhtiökokoukseen osallistujilla on mahdollisuus seurata kokousta omalla kielellään, välittyy heille usein myös tunne, että heidät on aidosti otettu huomioon. Jäikö jokin asia vielä mietityttämään? Autamme mielellämme kaikissa tulkkaustarpeissa.
