Kuvittele tilanne, jossa organisaation myyntitiimi käyttää asiakastapaamisissaan tiettyjä termejä yrityksen tuotteista ja palveluista, markkinointiosasto keksii termeistä uusia synonyymejä ja projektinvetäjä puhuu vielä kolmansilla termeillä. Ei ihme, jos asiakas on ymmällään eri termien keskellä.
Kaiken kokoisissa organisaatioissa on varmistettava, että termejä käytetään yhtenäisesti, jotta organisaation ulkoinen ja sisäinen viestintä on yhdenmukaista ja asiantuntevaa. Sekalainen termien käyttö aiheuttaa turhaa säätöä, ja pahimmillaan väärien termien käytöllä voi olla oikeudellisia seurauksia.
Yrityksen termikannan hallinta
Ratkaisu epäjohdonmukaiseen termien käyttöön on asianmukaisen ja yrityksen tarpeisiin sopivan termikannan hallinta. Hyvin ylläpidetyn termikannan avulla yrityksen viestinnän laatu paranee ja monikielinen viestintä ja sisältöjen kääntäminen helpottuu. Lisäksi yritys välttyy turhilta väärinkäsityksiltä.
Miten termikanta sitten laaditaan? Termikannalla tarkoitetaan tietokantaa, johon kerätään yrityksen ja sen erikoisalan sanastoa ja termejä. Termikanta kerätään analysoimalla yrityksen tekstejä, joista poimitaan yrityksen käyttämiä sopivia termejä. Termikanta voi sisältää kaikenlaista kielellistä aineistoa yksittäisistä termeistä sloganeihin ja titteleihin. On myös hyvä tehdä ohjeistus siitä, miten termikantaa ylläpidetään. Monikielinen termikanta kannattaa aina luoda yhteistyössä käännöskumppanin kanssa.
Vinkit monikielisten termien hallintaan:
1. Ajattele termejä kokonaisuutena.
Samat termit koskevat yrityksen koko henkilöstöä. Esimerkiksi markkinoinnissa ja teknisellä osastolla olisi hyvä olla käytössä samat termit yhdenmukaisen viestinnän kannalta. Joissain tilanteissa eri osastoilla voi olla omat terminsä, mutta tätä kannattaa harkita tietoisesti.
2. Tunnista termejä aktiivisesti.
Termejä pitää tunnistaa aktiivisesti. Tämä koskee sekä erityisterminologiaa että yleiskielistä viestintää. On esimerkiksi syytä päättää, käytetäänkö asiakkaasta termiä client vai customer ja millä titteleillä työntekijöistä puhutaan.
3. Käytä termikantaa myös käännöksissä.
Termikantaa voidaan käyttää sekä yksikielisessä että monikielisessä viestinnässä. Erityisesti käännöksissä oikeiden termien tärkeys korostuu.
4. Tee yhteistyötä.
Yhteistyöllä päästään parhaaseen lopputulokseen. Monikieliseen termityöhön kannattaa ottaa mukaan termien aihepiirin asiantuntija, yrityksen viestintäosasto sekä kääntämisen asiantuntija. Näin taataan, että luotava termikanta vastaa yrityksen tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla ja että termit ovat kunnossa kaikilla yrityksen kielillä.
5. Valitse vaihtoehdoista lopullinen termi.
Yrityksessä tulee päättää, kuka sanoo “viimeisen sanan” eli määrittää, mitä termiä käytetään, jos vaihtoehtoja on monia. Jollakulla täytyy olla valta lopettaa vaihtoehtojen pyörittely ja päättää yksi lopullinen termi.
6. Keskitä termit yhteen paikkaan.
Hyväksytyt termit olisi hyvä koota yhteen paikkaan, josta kaikki niitä tarvitsevat, eli yrityksen henkilöstö ja kääntäjät, pääsevät halutessaan niitä katsomaan. Yhdessä paikassa olevaa termikantaa on myös helppo ylläpitää.
Jos terminologian hallinta ja termikannat mietityttävät, ota rohkeasti meihin yhteyttä. Autamme mielellämme terminologiaan ja käännöksiin liittyvissä asioissa.
Kirjoittajat: Laura Märijärvi ja Iisa Virtanen
