Kun tarvitaan käännös yksittäisestä projektista tai asiakirjasta, yleensä pyydetään tarjouksia eri kielipalveluyrityksiltä tai yksittäisiltä kääntäjiltä. Sen sijaan kun kyse on laajemmasta hankinnasta tai tarpeet ovat toistuvia, on tavallista julkaista julkisella puolella tarjouspyyntö ja yksityisellä ehdotuspyyntö (Request for Proposal, RFP), joka käännöspalveluissa on yleensä kuitenkin samalla myös tarjouspyyntö. Tällöin puhutaan käännöspalveluiden kilpailuttamisesta.
Kilpailuttaminen vaatii ymmärrystä
Käännöspalveluiden kilpailuttaminen vaatii ymmärrystä käännösalasta. Kuten muidenkin ostopalvelujen kohdalla, tarjouspyyntöä varten on tärkeää ymmärtää alan käytänteitä ja työkaluja. Vähintään yhtä tärkeää on ymmärtää, mitä ollaan hankkimassa. Onnistuneen hankinnan kulmakivenä voikin pitää sitä, että sekä asiakas että toimittaja ymmärtävät perusteellisesti sekä hankinnan kohteen että siihen liittyvät odotukset.
Hankinnan kohteena harvoin jos koskaan ovat ”pelkät sanat”. Siksi on syytä kilpailuttaa muutakin kuin sanahintaa. Myös voimassa oleva hankintalaki, joka säätelee julkisia käännöspalveluhankintoja, tähtää tehokkaan varojen käytön lisäksi laadukkaisiin hankintoihin. Sama pätee varmasti myös B2B-käännöspalveluhankintoihin: haussa on kustannustehokas ratkaisu, joka vastaa asiakkaan tarpeeseen.
Käännöspalveluissa kyse on strategisesta hankinnasta, jossa laadulla on huomattava merkitys. Ennen kuin laatua voi kilpailuttaa, tulee laatu määritellä. Yleensä palvelu koetaan laadukkaaksi, jos se vastaa odotuksia ja toiveita. Hankinnan kohteen kuvauksessa onkin osattava kertoa, mitkä odotukset ja toiveet käännöspalvelulle ovat.
Laadun kilpailuttaminen
Suurinta päänvaivaa käännöspalvelujen kilpailutuksissa tuntuu aiheuttavan nimenomaan laadun kilpailuttaminen. Julkisissa kilpailutuksissa annetaan laadulle usein suurikin painoarvo, mutta samanaikaisesti sorrutaan asettamaan laadulliset vaatimukset niin, että kaikki tarjoajat saavat niistä täydet pisteet. Silloin laadulla ei ole oikeasti mitään painoarvoa, ja kyse on lopulta pelkästä hintakilpailusta.
Yksityisellä sektorilla kilpailuttaminen on vähemmän säänneltyä, mutta jos kilpailutus järjestetään tuntematta riittävästi käännöstoimialaa tai edes omia käännöstarpeita, luvassa on haasteita. Kun toimittajien välille ei aikaansaada riittävästi laadullisia eroja, jää parhaiten tarpeisiin sopiva ratkaisu ja moni innovaatio löytymättä ja valintaperusteeksi muodostuu pelkkä hinta.
On syytä erottaa palvelun laatu kielellisestä laadusta. Molempiin kohdistuvat odotukset ja toiveet on hyvä käydä hankintaprosessissa läpi. Palvelun laadun osalta huomiota tulisi kiinnittää etenkin laadunvarmistukseen, käännösprosessia tukevaan teknologiaan sekä toimitusaikaan ja -varmuuteen. Kielellistä laatua voi arvioida asiakastyytyväisyydellä ja tarvittaessa testata koekäännöksin.
Käännöstarjousten hintavertailu
Käännöspalvelujen kilpailuttamisella ei tulisi etsiä halvinta vähimmäisvaatimukset täyttävää palvelua vaan parhaiten tarpeisiin vastaavaa ratkaisua. Siksi hankintaprosessin aikana on tärkeää esittää täsmällisiä kysymyksiä joko itse tarjouspyynnössä tai avoimessa vuoropuhelussa toimittajien kanssa. Vain siten jyvät erottuvat akanoista.
Hinnan osalta keskeistä on verrata omenoita omenoihin eli varmistaa, että vertailtavat hinnat kattavat samansisältöisen palvelun. Lisäksi hintavertailussa oleellista on koko hankinnan hinnan hahmottaminen eli kokonaiskustannusten laskeminen.
Hyvä laatu maksaa tavallisesti enemmän kuin huono laatu, mutta vain lyhyellä aikavälillä. Heikon kielellisen laadun korjailu tai toimitusviivästykset saattavat ajan mittaan koitua paljon kalliimmiksi.
Kuten muissakin ostopalveluissa, käännöspalveluhankinnan onnistuminen kiteytyy siihen, että asiakas ja toimittaja yhdessä ymmärtävät, mitä ollaan hankkimassa, millainen laatu ja toimitusaikataulu on odotettavissa ja mitkä syntyvät kokonaiskustannukset ovat.
Olemme laatineet avuksesi oppaan, joka sisältää vinkkejä onnistuneen käännöspalvelukilpailutuksen läpivientiin. Oppaan myötä toivotamme hyviä hankintoja!
