Jokainen, joka on joskus etsinyt käännöspalvelua, on törmännyt valtavaan määrään tarjokkaita. On perinteisempää käännöstoimistoa, yksittäistä freelancekääntäjää ja näppärältä kuulostavaa pikakäännöspalvelua – puhumattakaan lähes maksuttomista alustapalveluista ja ilmaisista konekääntimistä. Silti käännöspalvelujen tarjoajat eivät tunnu erottuvan toisistaan, sillä useimpien keskeinen palvelulupaus on laadukkaat käännökset ja edullinen hinta.
Koska runsaasta tarjonnasta valitseminen on vaikeaa, annamme seuraavassa vinkkimme siihen, mistä käännöstyöt kannattaa tilata.
Kääntäjä vai käännöstoimisto?
Määrittele aivan ensimmäiseksi, mitä olet ostamassa: Onko käännättäminen kertaluonteinen tarve vai toivotko löytäväsi käännöspalvelukumppanin toistuviin käännöstarpeisiin? Tarvitsetko käännöksiä aina samalle kielelle vai useille eri kielille? Riittävätkö tavalliset asiakirjakäännökset vai tarvitsetko teknisempiä lokalisointipalveluja, integraatioita omiin järjestelmiisi tai erilaisia lisäpalveluja, joita yksittäiset kääntäjät eivät tarjoa? Myös aikataululla on merkitystä, sillä yksittäisen kääntäjän kapasiteetti on rajallinen, kun taas käännöstoimistolla on useamman kääntäjän voimin rahkeita vastata haastavampiinkin aikataulutoiveisiin.
Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että mitä laajemmat ja toistuvammat käännöstarpeet, sitä todennäköisemmin hyödyt asiakkaana hieman isomman käännöstoimiston palveluista.
Millainen on hyvä käännöspalvelu?
Määrittele seuraavaksi ”hyvä” eli pohdi, millaista käännöspalvelua arvostat: Haluatko asioida ihmisten kanssa vai mieluummin tuikata lähdetekstisi anonyymiin alustapalveluun? Voiko käännöksen valmistumista odottaa pidempään vai onko nopeus sinulle kaikki kaikessa? Määrittele, mitä tarkoitat laadulla. Millaista hinta-laatu-nopeussuhdetta odotat? Kuinka tärkeitä ovat palveluntarjoajan luotettavuus ja referenssit? Tarvitsetko ”vain käännöksen” vai etsitkö käännöskumppanilta esimerkiksi ylivertaista asiakaskokemusta?
Kun sinulle on selvää, mihin haet ratkaisua, on käännöstoimistoja jo hieman helpompi vertailla. Hyvä käännöstoimisto on sinulle se, joka vastaa parhaiten tarpeisiisi.
Miten arvioit käännöstoimiston osaamista?
Kokemuksemme mukaan asiakkailla on huoli siitä, hallitseeko kääntäjä varmasti tiettyä erikoisalaa. Siksi voi tuntua helpottavalta valita käännöstoimisto, joka verkkosivuillaan ilmoittaa erikoistuneensa kyseiseen toimialaan. Mikä jää usein huomaamatta on, että monet käännöstoimistot ilmoittavat olevansa kaikkien erikoisalojen asiantuntijoita.
Valitettavasti kääntäjän ammattinimikettä ei ole suojattu, ja uusia käännöstoimistoja putkahtelee kuin sieniä sateella. Markkina on globaali, ja kuka tahansa voi ilmoittaa tarjoavansa laadukkaita käännöksiä – halvalla. Siksi asiakkaan kannattaakin arvioida käännöstoimistojen osaamista kriittisesti.
Hyvä käännöstoimisto toimii yhteistyössä erikoistuneiden kääntäjien kanssa. Ammattikääntäjillä on hyvä kielellinen osaaminen, erinomaiset tiedonhakutaidot sekä kyky käyttää nykyaikaista kieliteknologiaa. Ammattimainen käännöstoimisto osaa kohdentaa työn oikeanlaiselle kääntäjälle, kerää termipankkia asiakkaansa termeistä, pyytää asiakkaalta tausta-aineistoa ja esittää oikeita kysymyksiä laadun varmistamiseksi.
Tutki asiakkaana myös käännöstoimiston taustat: Antaako yritys verkkosivuilla osaamistaan tukevaa tietoa vai myykö se vain edullisia ja laadukkaita käännöksiä? Herättävätkö palveluntarjoajan kokemus, referenssit ja avainhenkilöt luottamusta käännöstoimiston osaamiseen? Entä millaista arvoa käännöstoimisto on aiemmin tuottanut asiakkailleen?
Paras osaamisen mittari ovat käännöstoimiston asiakasreferenssit ja tulokset. Muista, että olet ostamassa nimenomaan tuloksia, et pelkkiä lupauksia.
Mitä käännös maksaa?
Hyvää saa harvoin halvalla, ja vielä harvemmin ilmaiseksi. Toisaalta hyvänkään käännöspalvelun hinta ei ole kallis, jos sen suhteuttaa arvoon ja tuloksiin. Itse asiassa verrattuna lähes kaikkiin muihin asiantuntijapalveluihin käännättäminen on varsin halpaa. Useimmiten hintayksikkö on lähdekielen sana, eikä monista selvittelyistä, kuten käännökseen kuuluvasta termityöstä tai asiakkaan tapaamisista, veloiteta yleensä lainkaan.
Käännöstoimistojen hinnoissa on suuria eroja, mikä onkin asiakkaiden jatkuva ihmetyksen aihe. Syynä hintahaitariin on se, että käännöstoimistot myyvät palvelua, jonka sisältö vaihtelee toimistosta riippuen. Yksi on automatisoinut koko käännösprosessin, toinen tarjoaa käännöksen kylkeen asiantuntevaa asiakaspalvelua. Jotkut teettävät käännökset mahdollisimman halvalla, toiset soveltavat ensisijaisesti laatujärjestelmää.
Selvitä siis hintavertailussa, mitä käännöspalvelun hintaan sisältyy. Kuuluvatko esimerkiksi kielentarkistus ja mahdolliset korjauskierrokset hintaan? Entä asiakaspalvelu mahdollisissa ongelmatilanteissa: Mistä saat apua, jos käännöstä ei ala kuulua määräaikaan mennessä? Puhuuko asiakaspalvelu äidinkieltäsi?
Mitä tarkemmin osaat itse määritellä tarpeesi, sitä paremmin voit vertailla hintoja. Sanonnan mukaan omenoita ja päärynöitä ei voi verrata keskenään.
Onko teknologialla väliä?
Nykyaikainen kääntäminen tukeutuu teknologiaan. Kertaluonteisen käännöstilauksen yhteydessä ei kuitenkaan tavallisesti tarvitse kiinnittää huomiota siihen, millaista kieliteknologiaa käännöstoimisto käyttää. Sen sijaan mitä laajemmat käännöstarpeet, sitä oleellisempaa on, että käännöstoimiston hyödyntämä teknologia tukee fiksuja tapoja tilata käännöspalveluja.
Kaikki ammattimaiset käännöstoimistot käyttävät käännöstyökaluja, joissa ei sinänsä ole suuria eroja. Oleellisempaa on se, mitä käännöstoimisto tekee käännösmuistiohjelmillaan ja termipankeillaan: Ylläpitääkö se asiakkaidensa tiedot erillään muiden asiakkaiden tiedoista? Viedäänkö uudet termit ja asiakkaan muutosehdotukset säännönmukaisesti tietokantoihin? Miten asiakas hyötyy käännösmuistin kertymisestä?
Käännöksiä hallitaan käännöstenhallintajärjestelmissä. Niissä on erilaisia toiminnallisuuksia, rajapintoja ja automaatiomahdollisuuksia. Valitse käännöstoimisto, jonka järjestelmä helpottaa käännösten tilaamista ja tukee omaa liiketoimintaasi. Tällainen ratkaisu voisi olla esimerkiksi integraatio omaan sisällönhallintajärjestelmääsi, jolloin säästyt itse käännettävien aineistojen poiminnalta ja tiedostojen lähettelyltä.
Käännöstoimiston tarjoama tietoturvallinen konekääntäminen yhdistettynä jälkieditointiin taas saattaa olla ratkaisu suurten tekstimassojen käännättämiseen silloin, kun perinteinen käännöstapa on liian hidas ja kustannustehoton.
Hyvä käännöstoimisto osaa ehdottaa oikeaa ratkaisua kuhunkin tilanteeseen.
Käännöstoimiston tietoturva
Käännöstoimistot käsittelevät työkseen asiakirjoja, jotka sisältävät luottamuksellisia tietoja. Ellei toisin sovita, nämä tiedot tallentuvat myös käännöstoimistojen järjestelmiin ja tietokantoihin. Yksittäisissä käännettävissä aineistoissa saattaa myös esiintyä henkilötietoja, joiden käsittelyä säätelee EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Siksi ei ole aivan yhdentekevää, mistä käännöksesi tilaat.
Pidä käännöstoimistoa valitessasi salassapitoa ja tietosuoja-asetusta koskevat vaatimukset mielessäsi. Selvitä, sijaitsevatko käännöstoimisto ja sen palvelimet maassa, jossa sovelletaan tietosuoja-asetusta. Millainen on toimiston yleinen tietoturva? Mitä käännöstoimiston toimitusehdoissa ja tietosuojaselosteessa sanotaan?
Hyvä käännöstoimisto on luotettava toimija, joka ottaa tietoturva- ja tietosuoja-asiat vakavasti.
Kilpailuta useampi käännöstoimisto
Jos et tunne käännöstoimistoja entuudestaan ja etsit käännöskumppania tositarkoituksella, käytä hyvän käännöspalvelun etsintään hieman aikaa.
Selvitä tarpeesi, tee taustatutkimuksia, kysy muilta suosituksia ja tee lopulta ”shortlist” sopivista toimittajista. Etene vasta sitten tarjouspyyntövaiheeseen valittujen toimittajien kanssa. Määrittele tarjouspyynnössä tarkasti sekä tavoitteet että vaatimukset, joiden perusteella teet päätöksen.
Älä kilpailuta sattumanvaraisesti valittuja toimittajia halvimman hinnan perusteella muuten kuin siinä tapauksessa, ettet välitä edellä mainituista asioista pätkääkään.
Älä myöskään osta sikaa säkissä, vaan laita palveluntarjoajat hieman koville. Tapaa toimittajia, testaa henkilökemioita ja vertaile tarjontaa. Teetä tarvittaessa koekäännös tai pyydä demoa käännösjärjestelmistä tai konnektoreista.
Tunnistat kyllä hyvän käännöstoimiston, kun se tulee kohdalle.
Kenen kanssa haluat tehdä töitä?
Palatkaamme tämän artikkelin alkuun: Käännöspalvelujen tarjoajien määrä on loputon. On halpoja hintoja ja houkuttelevia alustoja, pieniä boutique-toimistoja ja suuria markkinajohtajia. Alan globaalin luonteen vuoksi myös lukuisat ulkomaiset käännöstoimistot markkinoivat palvelujaan Suomen markkinoilla suomeksi, vaikka niillä ei muutoin ole minkäänlaista yhteyttä Suomeen.
Mikä näistä vaihtoehdoista on hyvä käännöstoimisto, ehkä jopa paras?
Suhtaudu käännöstoimiston valintaan kuin olisit palkkaamassa työntekijää. Hyvä käännöstoimisto on sellainen, jonka kanssa haluat tehdä yhteistyötä ja jolle olet valmis maksamaan siitä arvosta, jota se liiketoiminnallesi tuottaa.
Valitse siis käännöstoimisto, jonka kanssa aidosti haluat rakentaa kumppanuutta ja ratkaista liiketoimintasi kielihaasteita yhdessä. Käännöspalveluissa on kyse paitsi asiantuntijapalvelusta, myös tykkäämisbisneksestä.
