Käännöstoimiston projektinhallinta on se ison junan moottori, jonka avulla juna kulkee kovaa ja kuitenkin vakaasti. Projektinhallinta koostuu ihmisistä, prosesseista, ohjelmistoista ja teknologioista, jotka yhdessä mahdollistavat yksittäisten käännöstöiden tarjoamisen, vastaanottamisen, resursoinnin, tekemisen ja palautuksen takaisin asiakkaalle mahdollisimman järkevällä tavalla. Lisäksi tehdään muita projekteihin liittyviä kirjauksia, päivityksiä ja taustatyötä, ja tietenkin ollaan yhteydessä asiakkaaseen.
Projektinhallintahenkilöstö, joita meillä Delinguassa kutsutaan käännöspalvelupäälliköiksi, on usein asiakkaan ensimmäinen ja tutuin ihmiskontakti Delinguassa. Projektipäälliköiksikin heitä kutsutaan, mutta olemme halunneet korostaa sanaa ”palvelu”, koska asiakkaalle päin kyse on nimenomaan palveluammatista ja prosessin kannalta sitten taas projektinhallinnasta.
Projektinhallinta työnä
Alaa tuntematon voisi kuvitella, että käännöspalvelupäällikön homma on hyvin yksinkertaista. Pistetään asiakkaalle hinta, ja kun tulee tilaus, lähetetään tiedosto kääntäjälle. Sitten se sama teksti takaisin asiakkaalle. Mitä ihmeellistä tässä muka on! No, noinhan se suurin piirtein meneekin, ja yhden aanelosen käännätys suomesta englantiin ei toki ole sellaisenaan kummoinenkaan homma.
Alaa tunteva tietää, että kun näitä yhden sivun käännöspyyntöjä tulee neljä vartin sisään ja kaikilla on toistaan kovempi kiire (esimerkiksi kun on kyse pörssiyhtiön lakisääteisestä tiedottamisesta), ollaan tositoimissa. Toki samaan aikaan on yhdellä käännöspalvelupäälliköllä auki useita kymmeniä muitakin projekteja, joista monessa on kymmeniä kieliä, osassa lisäpalveluja, kuten taittoa tai hakukoneoptimointia, ja osa on muuten vaan vähän epäselviä. Pitää tehdä ja seurata tarjouksia, pärjätä niskaan hengittävän myyntipäällikön kanssa, pohtia kollegan kanssa jonkin ohjelmiston alavalikon viimeisen nurkan valintaruutua ja sen vaikutusta käännöksiin, setviä laskutusta yhdessä talousihmisen kanssa, vastata puheluihin ja reagoida sähköposteihin lähes reaaliajassa. Mitä ihmeellistä tässä muka on! Alaa tunteva sanoisi, että ihan peruspäivä.
Käännöstoimiston projektinhallinta on jatkuvaa priorisointia, nopeita päätöksiä, saumatonta tiimityötä, selvittelyä ja konsultointia. Työtä tehdään paitsi tietokoneella myös puhelimella. Joskus kipaistaan omin nopein jaloin viemään paperit kirjekuoressa asiakkaalle. On mahtavia ja toki joskus huonojakin päiviä. Useimmiten on ihan kivoja päiviä. Harvassa työssä oppii ja näkee näin paljon erilaisia asioita.
Asiakkaan paras ystävä
Kokenut käännöspalvelupäällikkö on painonsa arvoinen kultaa. Hän näkee asiakkaat ja projektit kuin pitkän työuran tehnyt lääkäri: kohtaa jokaisen yksilönä ja arvokkaasti, kuuntelee tarkkaan, mutta näkee hyvin nopeasti tai tietää usein jo ennalta, mistä milloinkin on kyse ja mihin erityisesti nyt pitää kiinnittää huomiota. Paineensietokyky ja kyky tehdä useampaa asiaa yhtaikaa eli multitaskaus ovat välttämättömiä ominaisuuksia käännösprojektinhallinnassa. Samoin kiinnostus asiakkaisiin on yksi tekijä, jolla erottuu joukosta nopeasti. Asenne ratkaisee paljon. Koko sieluaan ei tarvitse antaa, mutta halu olla osa asiakkaan ratkaisua eikä ongelmaa auttaa huomattavasti.
Ohjelmistot, teknologiat ja prosessit kehittyvät koko ajan, ja niitä pitää kokeneenkin ketun aina silloin tällöin opiskella lisää. Omista projektinhallintavuosistani on jo yli vuosikymmen aikaa, ja toisin kuin silloin, tekoälyyn perustuvat työkalut ja integraatiot ovat arkipäivää projektinhallinnassakin. Teknologia sekä auttaa että tekee työstä kompleksisempaa. Käsityön määrä vähenee automaatioiden myötä, mutta ennakointi ja ongelmanratkaisu korostuvat entisestään. Vuoropuhelussa asiakkaiden kanssa esiin voi nousta aivan uudenlaisia palvelutarpeita, joiden kehittämisessä käännöspalvelupäällikkökin on mukana. Jokaisella käännöspalvelupäälliköllä on toki oma erikoisosaamisensa, kuten ohjelmistojen erityistuntemus, jota pääsee jakamaan kollegoille, mutta myös kollegoilta opitaan paljon.
Sinustako projektipäällikkö?
Harva syntyy käännöspalvelupäälliköksi, mutta sellaiseksi moni kasvaa. Viime vuosituhannen puolella opintonsa tai työelämänsä aloittaneet saattoivat yhtäkkiä lähes mystisesti löytää itsensä kääntämisammatin sijaan projektinhallinta-ammatista. Nykyään tällainen toimenkuva on jo yleisemmin tunnettu, ja mukaan liikkuvaan junaan pääsee esimerkiksi harjoitteluohjelmien kautta tai ihan vaan olemalla rohkeasti yhteydessä käännöstoimistoon. Jokaisen on aloitettava jostain, ja turvallisesti se sujuu kokeneiden ammattilaisten ohjaamana. Varmaa on vain se, että kahta samanlaista päivää ei ole!
