Käännöstoimistoja on moneen junaan, mutta kaikki lupaavat sitä samaa – laadukkaita käännöksiä ja edullista hintaa. Joskus tilattu käännös ei vastaa odotuksia, mikä saattaa johtaa siihen, että käännös on tilattava uudelleen toisesta toimistosta. Ja seuraavan kerran taas uudesta ja niin edelleen.
Kannattaako käännöstoimiston kilpailutuksessa painottaa hintaa vai laatua?
Onko halvin aina paras?
Monissa organisaatioissa valitettavasti ajatellaan, että halvin on paras. Erityisesti julkisen sektorin kilpailutuksissa kriteerit on usein laadittu niin, että todellinen kilpailu käydään hinnalla, vaikka myös laatu on ainakin nimellisesti osa kilpailutusta. Hinnat julkisissa kilpailutuksissa ovat siksi vajonneet pohjamutiin, joskus jopa alle tuotantokustannuksien. Mutta kuinka ollakaan, asiakkaat ovat harvoin tyytyväisiä halvimmalla hinnalla tuotettuun laatuun.
Hyvää käännöstä tuskin koskaan saa halvalla. Mielestämme pelkällä käännöksen hinnalla ei voi kilpailla, vaan käännöstoimiston valintaan tulisi vaikuttaa myös laatu. Hintaan vaikuttaa palvelun sisältö. Kuuluuko palvelun hintaan mahdollisesti kielentarkistus, korjauskierrokset tai asiantunteva asiakaspalvelu? Käännöstoimisto tulisi siis kilpailuttaa niin, että sekä hinta että laatu vastaavat kilpailuttajan tarpeisiin.
Yksittäisten kääntäjien kilpailutus
Julkisissa kilpailutuksissa laadun arviointi perustuu yleensä käännöstoimistojen arvioinnin sijaan käännöstoimistoille työtä tekevien kääntäjien arviointiin. Kilpailutuksissa penätään yksittäisten kääntäjien kokemusvuosia ja heidän kääntämiään sivumääriään, mikä ei kerro mitään siitä, miten hyviä tai huonoja käännökset ovat olleet tai tulevat olemaan, millainen laadunvarmistusprosessi on tai mitä lisäarvoa asiakas saa valitessaan juuri kyseisen käännöstoimiston. Puhumattakaan siitä, että samat kääntäjät toimivat monien tarjoajien alihankkijoina, heidän referenssinsä eivät ole keskenään vertailukelpoisia eikä kukaan voi taata tietyn kääntäjän tai kääntäjien saatavuutta kaikkiin käännöksiin sopimuskauden aikana.
Onko kilpailutuksissa ylipäänsä järkeä kilpailuttaa kääntäjiä? Eihän siivouspalvelujakaan kilpailutettaessa kilpailuteta yksittäisiä siivoojia ja heidän kokemustaan.
Valitse tarpeisiisi sopiva käännöskumppani
Sen sijaan yksityisellä sektorilla on nykyisin yhä parempia kilpailuttajia. Käännöksiä paljon tarvitsevat asiakkaat osaavat jo vertailla toimistojen tarjontaa ja asiakaslupauksia. He tietävät, mitä teknologiaa käännöstoimiston on tarjottava ja mitkä prosessit sopivat parhaiten heidän tarpeisiinsa. Pääpaino on toimiston osaamisessa, jossa kääntäjävalinta on vain yksi osa-alue. Valistunut asiakas suuntaa ostopäätöksen siihen tarjoajaan, jonka toiminta vakuuttaa jo kilpailutusvaiheessa ja jonka kanssa uskoo saavansa aikaan hyvän kumppanuussuhteen. Julkista sektoria sitoo hankintalaki, mutta yksityisen puolen laatukriteerejä kannattaisi kyllä harkita julkisellakin puolella.
Kilpailutuksen tarkoituksen pitäisi olla löytää kuhunkin tilanteeseen parhaiten sopiva käännöstoimisto, jonka kanssa on hyvä toimia pitkään tai ainakin määrätyn sopimuskauden ajan. Joskus sopivin voi olla halvin, kunhan kilpailuttaja tietää, mitä silloin tilaa. Jos asiakas tarvitsee tiettyä järjestelmäintegraatiota oman työn helpottamiseksi, on kilpailutettava toimistoja, joilla on tarjota sopiva ratkaisu. Jos asiakas kaipaa nopeaa käännöstoimistoa, on kilpailutettava nopeutta. Jos taas hakee laadukasta käännöstoimistoa, on syytä kiinnittää huomiota toimistojen laadunvarmistukseen, palveluprosesseihin ja projektinhallinnan osaamiseen. Kun tietää, mitä haluaa, saa yleensä sitä, mistä on valmis maksamaan.
